“Chúng tôi không có chuyên môn marketing, nên thuê agency bên ngoài lo hết cho nhanh gọn!”
Đối với nhiều doanh nghiệp SME không có nhân sự chuyên trách, đây có vẻ là một quyết định kinh doanh khôn ngoan. Việc thuê một agency marketing bên ngoài hứa hẹn mang lại sự chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và nguồn lực so với việc xây dựng một đội ngũ nội bộ.
Nhưng với kinh nghiệm của một kiến trúc sư, người hiểu rằng một công trình vĩ đại đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ và thấu hiểu sâu sắc giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công, tôi phải chỉ ra một sự thật quan trọng: Có một lằn ranh rất lớn giữa “ủy thác” và “phó mặc”. Và rất nhiều SME đang vô tình bước qua lằn ranh đó, biến một khoản đầu tư thông minh thành một canh bạc đầy rủi ro.
Sai lầm xảy ra khi bạn phó thác hoàn toàn công việc cho agency mà không tham gia vào quá trình hoạch định, không đặt ra các KPI rõ ràng để đo lường, và không kiểm tra, giám sát tiến độ. Bài viết này sẽ phân tích tại sao tư duy “trả tiền rồi quên đi” lại là công thức cho sự thất bại, lãng phí ngân sách và làm thế nào để xây dựng một mối quan hệ hợp tác hiệu quả, biến agency từ một nhà cung cấp dịch vụ đơn thuần thành một đối tác chiến lược thực thụ.
“Sự hợp tác tuyệt vời đến từ những người tin tưởng lẫn nhau.” – Simon Sinek
“Chiếc Hộp Đen” Marketing: Cái Giá Của Sự Thiếu Tương Tác
Khi bạn ký hợp đồng với một agency và xem đó là điểm kết thúc của trách nhiệm, bạn đang tự tay tạo ra một “chiếc hộp đen”. Bạn đổ tiền vào một đầu, và hy vọng kết quả sẽ chui ra ở đầu kia, nhưng lại hoàn toàn không biết điều gì đang diễn ra bên trong.
Sự “phó mặc” này dẫn đến những hệ quả tai hại mà chính bạn là người gánh chịu:
- Chiến dịch xa rời thực tế kinh doanh: Agency có thể rất giỏi về chuyên môn marketing, nhưng họ không thể hiểu doanh nghiệp của bạn, khách hàng của bạn, và văn hóa của bạn sâu sắc bằng chính bạn. Nếu thiếu sự tham gia và định hướng từ phía bạn, họ có thể tạo ra những chiến dịch sáng tạo nhưng lại hoàn toàn sai lệch so với mục tiêu kinh doanh cốt lõi, hoặc truyền tải một thông điệp không đúng với linh hồn thương hiệu.
- Lãng phí ngân sách không thể kiểm soát: Nếu không có các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) được thống nhất ngay từ đầu, làm sao bạn biết được ngân sách của mình đang được chi tiêu hiệu quả? Agency có thể báo cáo về những chỉ số hào nhoáng bề ngoài (vanity metrics) như lượt tiếp cận hay lượt thích, nhưng những chỉ số đó lại không mang lại một khách hàng tiềm năng hay một đơn hàng thực sự nào. Tiền của bạn bị “đốt” đi mà không mang lại ROI (Tỷ suất hoàn vốn đầu tư) rõ ràng.
- Kết quả kém chất lượng và chậm trễ: Thiếu sự giám sát và phản hồi kịp thời từ phía khách hàng là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến các dự án sáng tạo thất bại. Agency có thể đi sai hướng mà không được điều chỉnh, dẫn đến việc phải làm lại nhiều lần, gây chậm trễ tiến độ và cho ra đời những sản phẩm cuối cùng không như kỳ vọng.
- Không tích lũy được tài sản tri thức: Khi bạn phó mặc hoàn toàn, mọi dữ liệu, mọi bài học kinh nghiệm từ các chiến dịch đều nằm lại ở phía agency. Doanh nghiệp của bạn không học hỏi và trưởng thành hơn sau mỗi chiến dịch. Nếu một ngày bạn ngừng hợp tác với agency đó, bạn sẽ lại trở về vạch xuất phát với hai bàn tay trắng về mặt tri thức marketing.
Từ “Người Thuê” Đến “Đối Tác”: Xây Dựng Một Mối Quan Hệ Hợp Tác Hiệu Quả
Vậy, làm thế nào để tránh rơi vào cái bẫy “phó mặc”? Câu trả lời nằm ở việc thay đổi tư duy: hãy ngừng xem agency là một “nhà cung cấp” (vendor) mà bạn thuê để làm một việc. Hãy bắt đầu xem họ là một “đối tác chiến lược” (strategic partner), một phần mở rộng của đội ngũ của bạn.
Mối quan hệ này đòi hỏi sự cam kết và tham gia từ cả hai phía. Với tư cách là khách hàng, bạn có vai trò và trách nhiệm cực kỳ quan trọng.
1. “Bản Vẽ” Rõ Ràng Trước Khi “Thi Công” (Hoạch định & Đặt mục tiêu)
Đừng bao giờ bắt đầu một mối quan hệ với agency bằng một yêu cầu mơ hồ như “Làm marketing cho chúng tôi đi”. Trước khi tìm kiếm agency, bạn phải làm bài tập về nhà của mình:
- Xác định mục tiêu kinh doanh rõ ràng (SMART): Bạn muốn đạt được điều gì? (ví dụ: “Tăng 20% khách hàng tiềm năng từ kênh digital trong Quý 3”).
- Cung cấp một bản tóm tắt (brief) chi tiết: Giới thiệu về doanh nghiệp, khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh, ngân sách dự kiến và những gì bạn kỳ vọng. Một bản brief tốt là nền tảng của một chiến dịch thành công.
2. “Giám Sát Thi Công” Chặt Chẽ (Theo dõi & Đo lường)
- Thống nhất về KPIs: Trước khi ký hợp đồng, hãy cùng agency xác định những chỉ số nào sẽ được dùng để đo lường sự thành công. Đó phải là những chỉ số kinh doanh thực chất, không phải những con số phù phiếm.
- Yêu cầu báo cáo định kỳ: Thiết lập một lịch báo cáo hàng tuần hoặc hai tuần một lần để cập nhật tiến độ, kết quả và những vấn đề phát sinh.
- Tổ chức các buổi họp đánh giá: Dành thời gian để cùng nhau ngồi lại, phân tích những gì đã hiệu quả và những gì chưa, để kịp thời đưa ra những điều chỉnh.
3. “Đối Thoại” Thường Xuyên (Giao tiếp & Phản hồi)
Hãy là một đối tác tích cực.
- Cung cấp phản hồi nhanh chóng và mang tính xây dựng: Đừng để agency phải chờ đợi nhiều ngày để nhận được sự phê duyệt hay góp ý của bạn.
- Chia sẻ thông tin nội bộ: Chủ động cập nhật cho agency về những thay đổi trong chiến lược kinh doanh, những phản hồi mới từ khách hàng hay những động thái của đối thủ. Hãy xem họ như một phần của đội.
Mondialbrand: Chúng Tôi Không Phải Là Nhà Cung Cấp, Chúng Tôi Là Đối Tác Tích Hợp
Tại Mondialbrand, chúng tôi từ chối mô hình làm việc “nhận yêu cầu và thực thi trong im lặng”. Với vai trò là “Kiến trúc sư Kiến tạo Giá trị Kinh doanh Bền vững”, chúng tôi tin rằng một công trình vĩ đại chỉ có thể được tạo ra từ sự hợp tác sâu sắc, minh bạch và đồng sáng tạo với chủ đầu tư.
Định vị của chúng tôi là một “đối tác tích hợp chiến lược và thiết kế thương hiệu“. “Tích hợp” ở đây không chỉ là về dịch vụ, mà còn là về quy trình làm việc.
- Chúng tôi không “thi công” trên một “bản vẽ” mơ hồ: Giai đoạn “Thẩm thấu Chiến lược” của chúng tôi chính là quá trình cùng bạn tạo ra một bản brief chi tiết và một bộ KPIs rõ ràng. Chúng tôi không bắt đầu bất kỳ công việc sáng tạo nào cho đến khi cả hai bên hoàn toàn thống nhất về mục tiêu và cách thức đo lường.
- Quy trình 5 bước minh bạch: Chúng tôi phá bỏ “chiếc hộp đen” bằng một quy trình làm việc 5 bước hoàn toàn minh bạch, nơi khách hàng không phải là người đứng ngoài, mà là một phần không thể thiếu của hành trình, từ buổi “Khám phá & Thấu hiểu” ban đầu cho đến các buổi “Báo cáo & Đánh giá Hiệu suất” định kỳ.
- Chúng tôi luôn bắt đầu bằng câu hỏi “Tại sao?”: Triết lý này buộc chúng tôi phải luôn kết nối mọi hoạt động marketing, mọi thiết kế sáng tạo với một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Chúng tôi có trách nhiệm thách thức những yêu cầu không phù hợp với chiến lược kinh-doanh tổng thể và tư vấn cho bạn con đường mang lại ROI cao nhất.
Hãy Chọn Một Đối Tác, Đừng Chỉ Thuê Một Người Làm
Việc thuê một agency bên ngoài là một quyết định đầu tư quan trọng. Để khoản đầu tư đó thực sự sinh lời, đừng tìm kiếm một người làm thuê giá rẻ. Hãy tìm kiếm một đối tác chiến lược có cùng tầm nhìn, người sẵn sàng ngồi cùng thuyền, cùng bạn chèo lái qua cả những vùng biển lặng và những cơn giông bão.
Sự thành công của một chiến dịch marketing không chỉ phụ thuộc vào năng lực của agency, mà còn phụ thuộc rất lớn vào sự tham gia, định hướng và hợp tác của chính bạn.
Bạn có đang cảm thấy mối quan hệ với agency hiện tại của mình kém hiệu quả và không mang lại kết quả như kỳ vọng? Bạn muốn xây dựng một mối quan hệ đối tác marketing thực sự, dựa trên sự minh bạch và tập trung vào ROI?
Hãy bắt đầu bằng việc xác định lại cách thức hợp tác. Mondialbrand mời bạn tham gia một “Buổi Hoạch Định Lộ Trình Hợp Tác Chiến Lược”. Chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích các mục tiêu kinh doanh và xây dựng một bộ khung làm việc hiệu quả (bao gồm brief, KPIs, quy trình báo cáo) để đảm bảo mọi sự hợp tác với đối tác marketing trong tương lai đều mang lại giá trị cao nhất.
