“Cuối quý rồi, lôi bảng KPI ra xem phạt ai, thưởng ai thôi!”, “Cứ đặt KPI thật cao vào, không đạt được thì phạt, như vậy nhân viên mới có áp lực để cố gắng.”
Trong nỗ lực thúc đẩy hiệu suất, nhiều nhà lãnh đạo SME đã áp dụng các hệ thống Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI – Key Performance Indicators). Nhưng trớ trêu thay, một công cụ vốn được sinh ra để định hướng và tạo động lực lại thường bị biến tướng thành một “cây roi”, một công cụ giám sát và trừng phạt.
Với kinh nghiệm của một kiến trúc sư, người hiểu rằng một bản vẽ thiết kế không phải để tìm lỗi của người thợ mà là để chỉ cho họ con đường đúng đắn để xây nên một công trình, tôi phải khẳng định: Một hệ thống đánh giá hiệu suất chỉ tập trung vào việc tìm lỗi sai và “phạt” thay vì ghi nhận đóng góp và “thưởng” không phải là một công cụ quản trị. Đó là một cỗ máy hủy diệt động lực.
Việc đánh giá hiệu suất sai cách đang âm thầm tạo ra một môi trường làm việc đầy sợ hãi, nơi nhân viên không dám sáng tạo, không dám chấp nhận thử thách và chỉ làm việc để không bị phạt. Bài viết này sẽ phân tích tại sao tư duy “KPI là để trừng phạt” lại là một sai lầm chết người, và làm thế nào để biến KPI từ một “cây roi” thành một “tấm bản đồ” dẫn lối cho cả đội ngũ cùng nhau đi đến thành công.
“Những gì được đo lường sẽ được thực hiện. Những gì được đo lường và phản hồi sẽ được cải thiện.” – Khuyết danh
“Nhà Tù” Của Những Con Số: Cái Giá Của Một Hệ Thống KPI Độc Hại
Khi KPI bị sử dụng sai mục đích, nó sẽ không thúc đẩy hiệu suất. Ngược lại, nó sẽ tạo ra một “nhà tù” vô hình, giam cầm tiềm năng của đội ngũ và gây ra những tổn thất nghiêm trọng.
1. Giết Chết Động Lực Của Người Giỏi
Những nhân viên xuất sắc nhất (A-player) là những người có động lực tự thân mạnh mẽ. Họ không cần một cây roi để làm việc. Điều họ cần là sự công nhận cho những nỗ lực và kết quả vượt trội của mình. Một hệ thống chỉ tập trung vào việc tìm lỗi và trừng phạt sẽ khiến họ cảm thấy những đóng góp của mình không được trân trọng. Sự bất công này là liều thuốc độc giết chết lòng trung thành và khiến họ nhanh chóng tìm đến những nơi biết ghi nhận giá trị của họ.
2. Dung Túng Cho Văn Hóa “Làm Cho Có”
Khi mục tiêu duy nhất là “không bị phạt”, nhân viên sẽ có xu hướng làm việc một cách an toàn nhất có thể.
- Họ sẽ không dám sáng tạo: Vì sợ thất bại và bị trừ điểm KPI.
- Họ sẽ không dám đặt mục tiêu cao: Vì sợ không đạt được và bị phạt.
- Họ sẽ chỉ tập trung vào những việc có trong bảng KPI: Bỏ qua những công việc quan trọng khác có lợi cho công ty nhưng không được “đo lường”.
Kết quả là bạn tạo ra một đội ngũ chỉ biết làm việc một cách máy móc, “đúng quy trình” để không bị phạt, thay vì một đội ngũ chủ động, sáng tạo và luôn tìm cách làm tốt hơn.
3. Tạo Ra Sự Cạnh Tranh Không Lành Mạnh và Gian Lận
Khi KPI cá nhân được đặt lên trên hết mà không gắn với mục tiêu chung của đội nhóm, nó sẽ khuyến khích sự cạnh tranh tiêu cực. Nhân viên có thể che giấu thông tin, không hỗ trợ đồng đội để bản thân mình trông “sáng” hơn trong bảng đánh giá. Tệ hơn nữa, một hệ thống KPI quá áp lực và chỉ tập trung vào con số có thể khuyến khích những hành vi gian lận để làm đẹp báo cáo.
4. Gây Ra Sự Oan Sai Và Bất Công
Nhiều doanh nghiệp thiết lập những chỉ số KPI không thực tế, không đo lường được, hoặc những chỉ số nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên. Ví dụ, phạt một nhân viên marketing vì doanh số giảm trong khi nguyên nhân thực sự đến từ chất lượng sản phẩm. Sự bất công này tạo ra sự phẫn nộ, bất mãn và làm xói mòn lòng tin vào sự lãnh đạo.
Từ “Cây Roi” Đến “Tấm Bản Đồ”: Kiến Tạo Một Hệ Thống Đánh Giá Hiệu Suất Hiệu Quả
Vậy, một hệ thống KPI hiệu quả trông như thế nào? Nó không phải là một công cụ để kiểm soát, mà là một công cụ để dẫn dắt. Nó là một tấm bản đồ, chỉ cho mỗi cá nhân thấy rõ con đường họ đang đi, vị trí của họ so với đích đến, và vai trò của họ trong hành trình chung của cả đoàn tàu.
Để biến KPI thành một “tấm bản đồ”, hệ thống của bạn cần được xây dựng dựa trên những nguyên tắc sau:
- 1. Bắt Nguồn Từ Chiến Lược (Alignment): KPI không thể từ trên trời rơi xuống. Chúng phải được “chảy” xuống từ chính các mục tiêu chiến lược của công ty.
- Mục tiêu công ty: Tăng trưởng 30% doanh thu trong năm nay.
- Mục tiêu phòng Sales: Mang về 50 tỷ đồng doanh số.
- KPI của nhân viên Sales: Đạt 5 tỷ đồng doanh số cá nhân và có 20 khách hàng mới. Sự liên kết này giúp mỗi nhân viên hiểu rõ rằng, công việc hàng ngày của họ đang trực tiếp góp phần vào thành công chung.
- 2. Thông Minh Và Rõ Ràng (SMART): Các chỉ số KPI phải tuân thủ nguyên tắc SMART:
- Specific (Cụ thể): Chỉ số phải rõ ràng, không mơ hồ.
- Measurable (Đo lường được): Phải có con số để đo.
- Achievable (Khả thi): Phải có tính thách thức nhưng nằm trong khả năng đạt được.
- Relevant (Liên quan): Phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu chung.
- Time-bound (Có thời hạn): Phải có một khung thời gian cụ thể.
- 3. Tập Trung Vào “Ghi Nhận” Và “Phát Triển”: Hãy thay đổi trọng tâm của các buổi đánh giá hiệu suất. Thay vì chỉ hỏi “Tại sao em không đạt KPI?”, hãy bắt đầu bằng “Em đã làm rất tốt ở điểm A, B. Để đạt được mục tiêu C, em cần hỗ trợ gì thêm không?”. Hãy biến các buổi đánh giá thành những buổi đối thoại huấn luyện (coaching), giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh và xác định lộ trình để cải thiện điểm yếu.
- 4. Thưởng Cho Nỗ Lực Vượt Trội, Không Phạt Vì Thất Bại Trong Thử Nghiệm: Hãy tạo ra một cơ chế thưởng xứng đáng cho những người đạt và vượt mục tiêu. Đồng thời, xây dựng một văn hóa an toàn, nơi những thất bại trong quá trình thử nghiệm những ý tưởng mới được xem là một bài học, không phải là một lý do để trừng phạt.
Mondialbrand: Nơi Hiệu Suất Được Đo Bằng Giá Trị Tạo Ra
Tại Mondialbrand, chúng tôi không phải là những nhà tư vấn nhân sự. Nhưng với vai trò là “Kiến trúc sư Kiến tạo Giá trị Kinh doanh Bền vững”, chúng tôi bị ám ảnh bởi việc đo lường và hiệu quả. Chúng tôi tin rằng, một chiến lược vĩ đại chỉ có thể được thực thi bởi một đội ngũ có hiệu suất cao, và một đội ngũ có hiệu suất cao phải được dẫn dắt bởi một hệ thống đánh giá thông minh.
- Chúng tôi tích hợp KPI vào mọi chiến lược: Triết lý của chúng tôi là “mọi giải pháp sáng tạo đều phải giải quyết một bài toán kinh doanh cụ thể và mang lại ROI rõ ràng”. Khi chúng tôi xây dựng một chiến lược thương hiệu hay marketing, chúng tôi sẽ luôn cùng bạn xác định các KPIs cụ thể để đo lường sự thành công của chiến lược đó, từ các chỉ số về nhận biết thương hiệu cho đến các chỉ số về kết quả kinh doanh trực tiếp.
- Xây dựng thương hiệu là xây dựng văn hóa hiệu suất: Một thương hiệu mạnh không chỉ là những lời hứa hẹn với khách hàng. Nó còn là một lời cam kết về một tiêu chuẩn vận hành xuất sắc từ bên trong. Khi chúng tôi cùng bạn kiến tạo một thương hiệu nhà tuyển dụng hấp dẫn, chúng tôi cũng sẽ tư vấn về việc làm thế nào để xây dựng một văn hóa công nhận và tưởng thưởng, bởi đó chính là yếu tố then chốt để giữ chân nhân tài.
- Là đối tác tích hợp, chúng tôi giúp bạn nhìn vào bức tranh lớn: Chúng tôi không chỉ quan tâm đến KPI của một chiến dịch marketing đơn lẻ. Chúng tôi giúp bạn kết nối các điểm, để thấy được rằng việc đầu tư vào xây dựng một hệ thống nhận diện hiệu quả đã tác động như thế nào đến tỷ lệ chuyển đổi trên website, và cuối cùng là tác động đến doanh thu chung của công ty.
Hãy Ngừng “Đo Tội”, Bắt Đầu “Đo Lường” Sự Tiến Bộ
KPI không phải là một công cụ để phán xét quá khứ. Nó là một công cụ để định hình tương lai. Đã đến lúc phải thay đổi cách chúng ta nhìn nhận và sử dụng nó.
Hãy ngừng sử dụng KPI như một “cây roi” để thúc ép. Hãy bắt đầu sử dụng nó như một “la bàn” để dẫn lối, một “ngọn hải đăng” để mọi người cùng nhau hướng tới, và một “tấm gương” để ghi nhận và tôn vinh những nỗ lực xuất sắc nhất.
Bạn có đang cảm thấy hệ thống KPI hiện tại của mình đang tạo ra sự sợ hãi thay vì động lực? Bạn muốn xây dựng một văn hóa hiệu suất cao, nơi mọi người đều được ghi nhận và có cơ hội phát triển?
Hãy bắt đầu bằng việc thiết kế lại “tấm bản đồ” của bạn. Mondialbrand mời bạn tham gia một “Buổi Workshop Xây Dựng Hệ Thống Quản Trị Hiệu Suất”. Chúng tôi sẽ cùng bạn liên kết các mục tiêu chiến lược của công ty với các chỉ số KPI thực tế cho từng phòng ban, và xây dựng một quy trình đánh giá mang tính xây dựng, tập trung vào sự phát triển và công nhận.
