“Anh cứ lấy hàng về dùng đi, tiền nong tính sau, chỗ anh em cả mà.” “Mình phải linh động cho họ, tạo điều kiện cho họ, thì họ mới trung thành với mình.”
Trong văn hóa kinh doanh Á Đông nói chung và Việt Nam nói riêng, sự linh động và tin tưởng trong các mối quan hệ được xem là một giá trị quan trọng. Nhiều chủ doanh nghiệp SME tin rằng, việc cho khách hàng trả chậm là một chiến thuật thông minh để chốt đơn hàng và “giữ chân khách hàng”.
Nhưng với tư cách là một kiến trúc sư chiến lược, người phải đảm bảo rằng nền móng tài chính của công trình không bị ăn mòn bởi những vết nứt vô hình, tôi phải đưa ra một góc nhìn thẳng thắn: Việc cho nợ một cách dễ dãi không phải là dịch vụ khách hàng tốt, đó là hành động biến doanh nghiệp của bạn thành một “ngân hàng” không lãi suất, với một chính sách tín dụng tồi tệ.
Bạn nghĩ rằng mình đang xây dựng mối quan hệ, nhưng thực chất bạn đang tài trợ vốn lưu động cho khách hàng bằng chính dòng máu của doanh nghiệp mình. Khoảng cách giữa
doanh thu trên giấy và tiền mặt trong túi ngày càng lớn, và khoảng trống đó, mang tên công nợ phải thu, chính là “cục máu đông” đang âm thầm hình thành, sẵn sàng gây đột quỵ cho doanh nghiệp của bạn bất cứ lúc nào.
Bài viết này sẽ mổ xẻ tại sao việc không kiểm soát được công nợ phải thu lại là một sai lầm chiến lược chết người và cung cấp một bộ khung tư duy để bạn đòi lại quyền kiểm soát dòng tiền – và cả vận mệnh của doanh nghiệp mình.
“Quy tắc số 1: Không bao giờ để mất tiền. Quy tắc số 2: Không bao giờ quên Quy tắc số 1.” – Warren Buffett
“Ngân Hàng Bất Đắc Dĩ”: Cái Giá Vô Hình Của Những Hóa Đơn Chưa Thanh Toán
Khi bạn cho một khách hàng nợ 30, 60, hay thậm chí 90 ngày, bạn có thực sự tính toán cái giá phải trả cho sự “linh động” đó không? Nó không chỉ đơn giản là việc chờ đợi. Đó là những chi phí thực tế và chi phí cơ hội đang bào mòn doanh nghiệp của bạn mỗi ngày.
1. Bóp nghẹt Dòng tiền & Gây “Thiếu Máu” Vốn Lưu Động
Đây là tác động trực tiếp và nguy hiểm nhất. Doanh thu đã được ghi nhận, lợi nhuận trên giấy có thể rất cao, nhưng tiền mặt thì không có. Bạn vẫn phải dùng tiền thật để trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp, chi trả các chi phí vận hành. Khi các khoản phải thu phình to, vốn lưu động của bạn bị “đông cứng” lại, gây ra tình trạng thiếu máu tài chính trầm trọng, có thể dẫn đến việc chậm trễ thanh toán và mất uy tín.
2. Chi phí Cơ hội Bị Đánh Mất
Mỗi đồng đang nằm trong túi của khách hàng là một đồng không thể làm việc cho bạn. Số tiền bị chiếm dụng đó lẽ ra đã có thể được dùng để:
- Tái đầu tư vào hàng tồn kho để phục vụ các đơn hàng mới.
- Chạy một chiến dịch marketing để tìm kiếm khách hàng mới.
- Đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
- Trả các khoản nợ vay để giảm gánh nặng lãi suất.
Việc không kiểm soát công nợ đồng nghĩa với việc bạn đang từ bỏ vô số cơ hội tăng trưởng.
3. Gia tăng Rủi ro Nợ xấu
Một sự thật phũ phàng trong tài chính: một khoản nợ càng để lâu, khả năng thu hồi được càng thấp. Sự dễ dãi trong việc cho nợ mà không có quy trình nhắc nhở và thu hồi chuyên nghiệp sẽ biến những khách hàng tốt thành những con nợ chây ì, và cuối cùng, biến những khoản doanh thu đáng tự hào thành những cục nợ xấu không thể thu hồi.
4. Xói mòn Mối quan hệ Khách hàng – Một cách trớ trêu
Bạn cho nợ vì nghĩ rằng nó sẽ củng cố mối quan hệ. Nhưng thực tế thường ngược lại. Việc phải liên tục gọi điện, nhắn tin để đòi một khoản nợ quá hạn là một trải nghiệm khó chịu cho cả hai bên. Nó biến mối quan hệ đối tác kinh doanh thành mối quan hệ giữa chủ nợ và con nợ, tạo ra sự căng thẳng, khó xử và cuối cùng có thể phá vỡ chính mối quan hệ mà bạn đã cố gắng gìn giữ.
Lấy Lại Quyền Kiểm Soát: Xây Dựng Một “Hệ Thống Miễn Dịch” Tài Chính
Vậy giải pháp là gì? Ngừng cho nợ hoàn toàn? Điều đó có thể không thực tế trong nhiều ngành. Giải pháp không nằm ở việc cực đoan, mà nằm ở việc chuyên nghiệp hóa. Hãy ngừng việc cho nợ dựa trên “niềm tin” và bắt đầu xây dựng một Chính sách Tín dụng & Thu hồi nợ rõ ràng, minh bạch. Đây chính là “hệ thống miễn dịch” tài chính cho doanh nghiệp của bạn.
Một chính sách hiệu quả cần có 4 trụ cột chính:
1. Thẩm định Tín dụng Khách hàng (Trước khi bán): Đừng bán hàng cho bất kỳ ai gõ cửa. Trước khi cấp một hạn mức tín dụng lớn, hãy dành thời gian để thẩm định sức khỏe tài chính và lịch sử thanh toán của khách hàng. Một chút thận trọng ban đầu có thể cứu bạn khỏi những cơn đau đầu vô tận về sau.
2. Thiết lập Điều khoản Rõ ràng (Trong khi bán): Mọi thứ cần phải được ghi rõ trên giấy tờ: Hạn thanh toán là bao nhiêu ngày? Có chiết khấu cho việc thanh toán sớm không? Lãi suất phạt cho việc thanh toán trễ là bao nhiêu? Việc quy định rõ ràng và nhất quán ngay từ đầu sẽ tạo ra một khuôn khổ chuyên nghiệp và giảm thiểu những tranh cãi không đáng có.
3. Quy trình Nhắc nợ Tự động & Chuyên nghiệp (Sau khi bán): Hãy xây dựng một quy trình nhắc nợ có hệ thống và theo từng cấp độ. Ví dụ:
- Email nhắc nhở tự động 7 ngày trước khi hóa đơn đến hạn.
- Email thông báo hóa đơn quá hạn vào ngày N+1.
- Nhân viên kế toán gọi điện thoại vào ngày N+15.
- Thư cảnh báo chính thức vào ngày N+30. Một quy trình chuyên nghiệp cho thấy bạn nghiêm túc trong việc quản lý tài chính và buộc khách hàng cũng phải tôn trọng điều đó.
4. Cung cấp Nhiều Phương thức Thanh toán Tiện lợi: Đôi khi, khách hàng chậm trả không phải vì họ không muốn, mà vì quy trình thanh toán của bạn quá rườm rà. Hãy làm cho việc trả tiền cho bạn trở nên dễ dàng nhất có thể bằng cách cung cấp nhiều lựa chọn: chuyển khoản, thanh toán online, ví điện tử,…
Mondialbrand & Sức Mạnh Của Một Thương Hiệu “Không Cần Cho Nợ”
Tại Mondialbrand, với vai trò là “Kiến trúc sư Kiến tạo Giá trị Kinh doanh Bền vững”, chúng tôi không chỉ giúp bạn xây một ngôi nhà đẹp, chúng tôi giúp bạn xây một ngôi nhà có giá trị thực – một tài sản mà mọi người khao khát sở hữu và sẵn sàng trả tiền đúng hạn.
Chúng tôi tin rằng, việc phải dùng đến chính sách cho nợ dễ dãi để giữ chân khách hàng thường là một triệu chứng của một “căn bệnh” sâu xa hơn: thương hiệu yếu và thiếu sự khác biệt.
- Khi thương hiệu của bạn mạnh, bạn có quyền đàm phán. Khi sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm bạn mang lại là vượt trội, độc đáo và không thể dễ dàng thay thế, cán cân quyền lực sẽ thay đổi. Khách hàng sẽ tìm đến bạn vì giá trị bạn tạo ra, chứ không phải vì điều khoản thanh toán linh động. Bạn sẽ là người đặt ra luật chơi.
- Chúng tôi giúp bạn xây dựng lợi thế cạnh tranh đó. Quá trình tích hợp từ “Thẩm thấu Chiến lược” đến “Biểu đạt Sáng tạo” của chúng tôi chính là hành trình đi tìm và xây dựng nên một giá trị độc nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi giúp bạn trả lời câu hỏi “Tại sao khách hàng phải chọn bạn?”, và câu trả lời đó phải đủ mạnh mẽ để họ sẵn sàng tuân thủ các chính sách tài chính chuyên nghiệp của bạn.
- Một thương hiệu uy tín thu hút những khách hàng uy tín. Khi bạn xây dựng được một hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, bạn sẽ tự động thu hút được những đối tác kinh doanh nghiêm túc, những người cũng tôn trọng sự chuyên nghiệp và sòng phẳng trong tài chính.
Biến Công Nợ Từ Rủi Ro Thành Một Chỉ Báo Chiến Lược
Hãy ngừng xem việc cho nợ là một công cụ dịch vụ khách hàng. Hãy bắt đầu nhìn nhận nó như một quyết định đầu tư có rủi ro.
Việc kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thu không phải là hành động “khó khăn” với khách hàng. Đó là biểu hiện của một doanh nghiệp chuyên nghiệp, có sức khỏe tài chính tốt và tôn trọng chính bản thân mình. Chỉ khi bạn làm được điều đó, bạn mới có thể thực sự trở thành một đối tác bền vững và đáng tin cậy trong mắt khách hàng.
Bạn có đang mệt mỏi với việc trở thành “ngân hàng” cho khách hàng của mình? Bạn muốn xây dựng một doanh nghiệp có dòng tiền khỏe mạnh và các mối quan hệ đối tác sòng phẳng?
Hãy bắt đầu bằng việc thiết lập một chính sách chuyên nghiệp. Mondialbrand mời bạn tham gia một “Buổi Rà Soát Sức Khỏe Tài Chính – Thương Hiệu”. Chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích mối liên hệ giữa sức mạnh thương hiệu hiện tại và khả năng đàm phán các điều khoản thương mại, từ đó phác thảo những bước đi để củng cố cả hai, giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát dòng tiền của mình.
