“Phần mềm đã cài đặt xong, tài khoản đã được tạo. Từ mai, tất cả mọi người sẽ dùng hệ thống mới này nhé!”
Sau nhiều tháng cân nhắc và đầu tư không nhỏ, một hệ thống công nghệ mới cuối cùng cũng được triển khai. Ban lãnh đạo thở phào nhẹ nhõm, tin rằng phần khó khăn nhất đã qua và doanh nghiệp sắp bước sang một trang mới hiệu quả hơn.
Nhưng rồi, một, hai tháng trôi qua, mọi thứ vẫn như cũ. Nhân viên vẫn dùng bảng tính Excel quen thuộc, dữ liệu trên hệ thống mới trống trơn, và những lời phàn nàn về sự phức tạp bắt đầu xuất hiện. Dự án công nghệ đầy hứa hẹn dần chìm vào quên lãng.
Với kinh nghiệm của một kiến trúc sư, người hiểu rằng một công trình dù có kết cấu hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô dụng nếu người sử dụng không biết cách hoặc không muốn vận hành nó, tôi phải khẳng định: Thành công của một dự án công nghệ không được quyết định bởi tính năng của phần mềm. Nó được quyết định bởi sự chấp nhận của con người.
Việc doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc “cài đặt” công nghệ mà quên đi phần quan trọng hơn là quản lý sự thay đổi chính là sai lầm mang tính quyết định, là nguyên nhân gốc rễ khiến vô số dự án chuyển đổi số thất bại. Bài viết này sẽ phân tích tại sao việc bỏ qua yếu tố con người và quy trình lại là một công thức chắc chắn cho sự lãng phí, và làm thế nào để dẫn dắt một cuộc chuyển đổi thực sự, không chỉ trên máy tính mà còn trong tư duy của cả đội ngũ.
“Văn hóa ăn chiến lược cho bữa sáng.” – Peter Drucker. (Và văn hóa cũng sẽ “ăn tươi nuốt sống” mọi dự án công nghệ nếu nó không phù hợp).
“Bức Tường Vô Hình”: Cái Giá Của Sự Chống Đối Thầm Lặng

Khi bạn áp đặt một công nghệ mới mà không có sự chuẩn bị, bạn không chỉ đang đối mặt với những khó khăn kỹ thuật. Bạn đang đối mặt với một “bức tường” vô hình nhưng cực kỳ kiên cố: sự chống đối của con người trước sự thay đổi.
Sự chống đối này thường không lộ liễu. Nó là những lời phàn nàn thầm lặng, là sự trì hoãn áp dụng, là việc quay trở lại với những công cụ cũ quen thuộc. Và cái giá phải trả cho “bức tường” này là vô cùng lớn.
- Dự án Thất bại và Lãng phí Toàn bộ Đầu tư: Đây là kết quả cuối cùng. Phần mềm đắt tiền bị bỏ xó, không mang lại bất kỳ giá trị nào cho doanh nghiệp. Toàn bộ chi phí bản quyền, triển khai và thời gian của những người liên quan đều bị lãng phí hoàn toàn.
- Năng suất Sụt giảm Thay vì Tăng lên: Thay vì giúp nhân viên làm việc nhanh hơn, một công cụ mới mà họ không hiểu rõ cách dùng hoặc không thấy được lợi ích sẽ chỉ làm họ chậm lại. Họ sẽ phải loay hoay với những tính năng lạ lẫm, trong khi vẫn phải hoàn thành công việc hàng ngày, gây ra tình trạng quá tải và giảm sút hiệu suất.
- Xói mòn Niềm tin và Tinh thần của Đội ngũ: Khi nhân viên cảm thấy bị “ép” phải sử dụng một thứ mà họ không được hỏi ý kiến, không được đào tạo đầy đủ và không hiểu được mục đích, họ sẽ cảm thấy bị xem thường. Sự áp đặt này gây ra sự bất mãn, làm xói mòn lòng tin vào ban lãnh đạo và giết chết tinh thần hợp tác.
- Tạo ra “Thành kiến” với những Thay đổi trong Tương lai: Một trải nghiệm tồi tệ với dự án công nghệ lần này sẽ tạo ra một “thành kiến” sâu sắc. Trong tương lai, khi bạn muốn triển khai bất kỳ một sự thay đổi nào khác, dù là tốt, bạn cũng sẽ phải đối mặt với một sự hoài nghi và chống đối lớn hơn rất nhiều.
Chuyển Đổi Không Phải Là Một Sự Kiện, Đó Là Một “Chiến Dịch”
Vậy, làm thế nào để phá vỡ “bức tường” này? Câu trả lời nằm ở việc thay đổi tư duy: hãy ngừng xem việc áp dụng công nghệ như một “sự kiện” cài đặt phần mềm. Hãy bắt đầu xem nó như một “chiến dịch” quản lý sự thay đổi, một chiến dịch có mục tiêu, có đối tượng, có thông điệp và có lộ trình rõ ràng.
Một chiến dịch quản lý sự thay đổi thành công cần được kiến tạo trên 3 trụ cột:
1. “Tại Sao?” – Truyền thông về Tầm nhìn và Lợi ích
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất nhưng lại thường bị bỏ qua nhất. Đừng chỉ thông báo “Chúng ta sẽ dùng phần mềm X”. Hãy bắt đầu bằng việc trả lời câu hỏi “Tại sao chúng ta phải thay đổi?”.
- Vẽ ra “bức tranh lớn”: Sự thay đổi này sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu chiến lược nào?
- Nói về lợi ích cho chính họ: Công cụ mới này sẽ giúp công việc của chính nhân viên trở nên dễ dàng hơn, nhanh hơn, hay hiệu quả hơn như thế nào? Nó có giúp họ giảm bớt những công việc thủ công nhàm chán không?
- Truyền thông liên tục và đa kênh: Đừng chỉ nói một lần. Hãy lặp đi lặp lại thông điệp này qua nhiều kênh: trong các cuộc họp, qua email, qua các poster nội bộ…
2. “Như Thế Nào?” – Điều chỉnh Quy trình và Đào tạo Chuyên sâu
Công nghệ mới đòi hỏi một cách làm việc mới.
- Điều chỉnh Quy trình làm việc (SOPs): Hãy cùng các đội nhóm liên quan ngồi lại để thiết kế lại các quy trình làm việc cho phù hợp với công nghệ mới. Đừng cố gắng “nhét” một quy trình cũ vào một công cụ mới.
- Đào tạo không chỉ là “chỉ nút bấm”: Một chương trình đào tạo hiệu quả không chỉ hướng dẫn cách sử dụng các tính năng. Nó phải giúp nhân viên hiểu được cách công cụ mới sẽ tích hợp vào quy trình công việc hàng ngày của họ như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất.
- Chỉ định các “Đại sứ Thay đổi”: Chọn ra những nhân viên có ảnh hưởng và nhanh nhạy với công nghệ trong mỗi phòng ban để đào tạo chuyên sâu. Họ sẽ là những người tiên phong, những người hỗ trợ và truyền cảm hứng cho các đồng nghiệp của mình.
3. “Cái Gì?” – Sự Cam kết và Dẫn dắt từ Lãnh đạo
Đây là yếu tố quyết định.
- Lãnh đạo phải là người dùng đầu tiên: Nếu CEO vẫn yêu cầu báo cáo bằng Excel thay vì xem trên dashboard của hệ thống mới, không một nhân viên nào sẽ tin vào sự nghiêm túc của dự án.
- Ghi nhận và Tôn vinh những nỗ lực ban đầu: Hãy công khai ghi nhận và khen thưởng những cá nhân, những đội nhóm tích cực áp dụng công nghệ mới.
- Kiên nhẫn và Lắng nghe: Quá trình thay đổi cần thời gian. Hãy kiên nhẫn với những khó khăn ban đầu và thường xuyên lắng nghe phản hồi từ nhân viên để kịp thời hỗ trợ và điều chỉnh.
Mondialbrand: Nơi Con Người Là Trung Tâm Của Mọi Cuộc Chuyển Mình
Tại Mondialbrand, chúng tôi không chỉ là những chuyên gia về chiến lược và thiết kế. Với vai trò là “Kiến trúc sư Kiến tạo Giá trị Kinh doanh Bền vững”, chúng tôi hiểu rằng một công trình vĩ đại nhất cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có những con người đầy cảm hứng vận hành và thổi hồn vào nó.
Thương hiệu và Văn hóa là hai yếu tố không thể tách rời khỏi bất kỳ một cuộc chuyển đổi thành công nào.
- Chúng tôi tích hợp “Quản lý Sự thay đổi” vào Chiến lược: Khi chúng tôi cùng bạn xây dựng một chiến lược thương hiệu hay một chiến lược kinh doanh mới, chúng tôi không chỉ dừng lại ở “bản vẽ”. Chúng tôi sẽ cùng bạn hoạch định một lộ trình truyền thông nội bộ để đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ của bạn thấu hiểu, tin tưởng và đồng lòng với hướng đi mới này.
- Xây dựng Thương hiệu từ Trải nghiệm Nhân viên: Một thương hiệu mạnh hứa hẹn một trải nghiệm xuất sắc cho khách hàng. Lời hứa đó chỉ có thể được thực hiện bởi một đội ngũ có đủ công cụ, quy trình và động lực. Chúng tôi giúp bạn kiến tạo một thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ, không chỉ để thu hút mà còn để tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó, sự thay đổi và cải tiến được chào đón.
- Là đối tác tích hợp, chúng tôi kết nối “Phần cứng” và “Phần mềm”: Chúng tôi không chỉ giúp bạn lựa chọn “phần cứng” (công nghệ, hệ thống nhận diện…). Chúng tôi giúp bạn xây dựng cả “phần mềm” (văn hóa, quy trình, con người) để vận hành “phần cứng” đó một cách hiệu quả nhất, đảm bảo mọi khoản đầu tư đều mang lại ROI thực sự.
Đừng Chỉ Cài Đặt Một Phần Mềm, Hãy Khởi Động Một Cuộc Cách Mạng
Sự thành công của chuyển đổi số không được đo bằng số lượng phần mềm bạn cài đặt, mà bằng mức độ thay đổi trong tư duy và hành vi của đội ngũ bạn.
Hãy ngừng việc áp đặt công nghệ. Hãy bắt đầu một hành trình dẫn dắt sự thay đổi, một hành trình lấy con người làm trung tâm. Đó là con đường duy nhất để biến những khoản đầu tư công nghệ tốn kém thành một lợi thế cạnh tranh thực sự và bền vững.
Bạn đang chuẩn bị cho một dự án chuyển đổi công nghệ quan trọng? Bạn lo lắng về sự chống đối và tỷ lệ thất bại tiềm tàng?
Hãy bắt đầu bằng một kế hoạch lấy con người làm trung tâm. Mondialbrand mời bạn tham gia một “Buổi Workshop Xây Dựng Lộ Trình Quản Lý Sự Thay Đổi”. Chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích các tác động của dự án lên đội ngũ, xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ và đào tạo hiệu quả, để đảm bảo cuộc chuyển đổi của bạn không chỉ thành công về mặt kỹ thuật mà còn cả về mặt văn hóa.