Doanh nghiệp của bạn đang “bận rộn” hay đang “hiệu quả”? Hai điều này hoàn toàn không giống nhau.
Bạn có thấy đội ngũ của mình liên tục phải chạy “chữa cháy” không? Các dự án quan trọng thường xuyên bị trễ hẹn? Khách hàng phàn nàn về thời gian phản hồi chậm? Quy trình từ lúc nhận đơn hàng đến lúc giao hàng có quá nhiều bước phức tạp và cần sự phê duyệt của quá nhiều người?
Nếu có, rất có thể doanh nghiệp của bạn đang vận hành với một lượng “mỡ thừa” đáng kể. Những sự lãng phí này, giống như những chiếc ma sát nhỏ, đang âm thầm làm chậm cỗ máy tăng trưởng và bào mòn lợi nhuận của bạn mỗi ngày.
Nhiều nhà lãnh đạo SME cho rằng Quản lý Tinh gọn (Lean Management) – một triết lý bắt nguồn từ hệ thống sản xuất của Toyota – là thứ gì đó quá phức tạp và chỉ dành cho các tập đoàn sản xuất ô tô khổng lồ. Đây là một ngộ nhận.
Lean không phải là một bộ công cụ dành riêng cho nhà xưởng. Nó là một triết lý kinh doanh, một tư duy có thể áp dụng cho mọi quy trình, từ phát triển phần mềm, vận hành marketing cho đến [quy trình bán hàng B2B]. Cốt lõi của nó rất đơn giản: xác định và loại bỏ tất cả những gì không tạo thêm giá trị cho khách hàng cuối cùng.
“The most dangerous kind of waste is the waste we do not recognize.” – Shigeo Shingo, một trong những kiến trúc sư của Hệ thống Sản xuất Toyota.
Đã đến lúc nhận diện và loại bỏ những lãng phí mà bạn không hề nhận ra.
Cuộc cách mạng về tư duy: Lean không phải là “làm việc chăm chỉ hơn”
Lean là về việc “làm việc thông minh hơn”. Nó không phải là việc cắt giảm chi phí một cách mù quáng hay bắt nhân viên làm việc nhiều hơn. Nó là việc tái kiến trúc lại các quy trình để công việc trôi chảy một cách mượt mà, với ít nỗ lực và tài nguyên hơn, nhưng lại tạo ra nhiều giá trị hơn.
Để làm được điều đó, triết lý Lean dựa trên 5 nguyên tắc cốt lõi.
“Bản vẽ” Vận hành Tinh gọn: 5 Nguyên tắc Vàng
Hãy xem 5 nguyên tắc này như những bước để bạn “kiến trúc” lại hệ thống vận hành của mình.
1. Xác định Giá trị (Define Value)
- Nguyên tắc: Mọi thứ phải bắt đầu từ khách hàng. Giá trị là bất cứ điều gì mà khách hàng sẵn lòng trả tiền cho bạn. Mọi hoạt động không trực tiếp hoặc gián tiếp tạo ra giá trị này đều được xem là lãng phí.
- Áp dụng cho B2B SME:
- Nhà sáng lập công nghệ: “Giá trị” không phải là một tính năng phần mềm hào nhoáng. “Giá trị” là việc tính năng đó giúp khách hàng “giảm 30% thời gian báo cáo” hoặc “tăng 15% tỷ lệ chốt đơn”.
- CEO doanh nghiệp xuất khẩu: “Giá trị” không chỉ là chất lượng sản phẩm. “Giá trị” còn là việc “giao hàng đúng hẹn 100%” hay “cung cấp chứng chỉ bền vững mà thị trường EU yêu cầu”.
- Câu hỏi chiến lược cho CEO: “Chúng ta đã thực sự ngồi lại và định nghĩa ‘giá trị’ từ góc nhìn của [khách hàng lý tưởng] chưa, hay chúng ta vẫn đang phỏng đoán?” Đây chính là bước đầu tiên trong việc xây dựng [Value Proposition Canvas].
2. Lập Bản đồ Chuỗi Giá trị (Map the Value Stream)
- Nguyên tắc: Sau khi biết “giá trị” là gì, hãy vẽ ra toàn bộ các bước và quy trình hiện tại để tạo ra giá trị đó – từ lúc nhận yêu cầu đến lúc giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Mục tiêu là để nhìn thấy rõ ràng đâu là những bước tạo ra giá trị và đâu là những bước gây ra lãng phí (chờ đợi, phê duyệt, nhập liệu lại…).
- Áp dụng cho B2B SME:
- Vẽ ra toàn bộ [quy trình bán hàng], từ lúc có lead đến lúc chốt đơn. Có bao nhiêu bước không cần thiết? Thời gian chờ đợi giữa các bước là bao lâu?
- Vẽ ra quy trình từ lúc nhận đơn hàng sản xuất đến lúc xuất xưởng. Đâu là những “nút thắt cổ chai”?
- Câu hỏi chiến lược cho CEO: “Nếu vẽ ra toàn bộ quy trình cốt lõi của công ty, chúng ta có tự tin rằng mọi bước đều cần thiết và hiệu quả không?”
3. Tạo Dòng chảy (Create Flow)
- Nguyên tắc: Sau khi đã xác định lãng phí trên bản đồ, hãy tái cấu trúc quy trình để công việc có thể “chảy” một cách liên tục, không bị gián đoạn, không có “nút thắt cổ chai”.
- Áp dụng cho B2B SME:
- Phá vỡ các “silo”: Thay vì để công việc bị chuyền qua lại giữa các phòng ban, hãy tạo ra các đội đa chức năng (cross-functional teams) có thể xử lý một yêu cầu từ đầu đến cuối. Đây là cốt lõi của việc [phá vỡ bức tường giữa Sales và Marketing].
- Tối ưu hóa quy trình phê duyệt: Thay vì 5 cấp phê duyệt cho một báo giá, liệu có thể giảm xuống còn 2 không?
- Câu hỏi chiến lược cho CEO: “Điều gì đang ngăn cản công việc trôi chảy một cách mượt mà trong tổ chức của chúng ta?”
4. Thiết lập Hệ thống Kéo (Establish Pull)
- Nguyên tắc: Thay vì sản xuất theo kiểu “đẩy” (sản xuất hàng loạt rồi cố gắng bán), hãy chuyển sang hệ thống “kéo”. Chỉ bắt đầu công việc hoặc sản xuất khi có tín hiệu yêu cầu thực sự từ khách hàng (hoặc bước tiếp theo trong quy trình).
- Áp dụng cho B2B SME:
- Nhà sáng lập công nghệ (phát triển sản phẩm): Thay vì xây dựng một loạt tính năng trong 6 tháng rồi mới ra mắt, hãy áp dụng mô hình “Lean Startup” – xây dựng một tính năng tối thiểu (MVP), đưa ra thị trường để nhận phản hồi (“kéo” từ người dùng), rồi mới phát triển tiếp.
- CEO doanh nghiệp xuất khẩu (sản xuất): Áp dụng hệ thống “Just-in-Time”, chỉ nhập nguyên vật liệu và sản xuất khi có đơn đặt hàng chắc chắn, giúp giảm thiểu chi phí tồn kho khổng lồ.
- Câu hỏi chiến lược cho CEO: “Chúng ta đang làm việc dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường, hay dựa trên những dự báo và giả định của riêng mình?”
5. Theo đuổi sự Hoàn hảo (Pursue Perfection)
- Nguyên tắc: Lean không phải là một dự án làm một lần rồi thôi. Nó là một văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen). Luôn có cách để làm mọi thứ tốt hơn, nhanh hơn và ít lãng phí hơn.
- Áp dụng cho B2B SME:
- Trao quyền cho nhân viên: Khuyến khích mọi nhân viên, từ người đứng máy cho đến lập trình viên, liên tục tìm kiếm và đề xuất các cải tiến nhỏ trong công việc hàng ngày của họ.
- Sử dụng dữ liệu để cải tiến: Liên tục theo dõi các [chỉ số KPI] về hiệu suất và sử dụng chúng làm cơ sở để xác định các khu vực cần cải thiện tiếp theo.
- Câu hỏi chiến lược cho CEO: “Chúng ta đã tạo ra một văn hóa mà ở đó, việc ‘làm tốt hơn ngày hôm qua’ được khuyến khích và tưởng thưởng chưa?”
Kết luận: Tinh gọn không phải là đích đến, đó là một hành trình
Việc áp dụng triết lý Quản lý Tinh gọn là một hành trình dài hạn để xây dựng một doanh nghiệp khỏe mạnh, linh hoạt và có sức cạnh tranh cao. Nó giúp bạn giải phóng nguồn lực đang bị kẹt trong các quy trình lãng phí và tập trung chúng vào nơi quan trọng nhất: tạo ra giá trị vượt trội cho khách hàng.
Tuy nhiên, như nguyên tắc đầu tiên đã chỉ rõ, mọi nỗ lực tinh gọn sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn không xác định đúng “Giá trị” từ góc nhìn của khách hàng. Việc tối ưu hóa một quy trình để sản xuất ra một thứ mà khách hàng không cần chỉ đơn giản là “trở nên hiệu quả trong việc làm sai”.
Đây chính là lúc sức mạnh của [mô hình đối tác tích hợp] như Mondialbrand phát huy tác dụng. Chúng tôi không phải là chuyên gia tư vấn Lean. Nhưng chúng tôi là chuyên gia trong việc giúp bạn trả lời câu hỏi chiến lược đầu tiên và quan trọng nhất đó. Chúng tôi giúp bạn kiến trúc nên một chiến lược thương hiệu và một giải pháp giá trị rõ ràng. Đó chính là “Ngôi Sao Phương Bắc” để toàn bộ hành trình tinh gọn hóa của bạn có một đích đến đúng đắn.
“Bản vẽ” vận hành của bạn đã đủ tinh gọn để vươn ra biển lớn chưa?
Nếu bạn cảm thấy đã đến lúc cần một cách tiếp cận bài bản để “dọn dẹp” lại cỗ máy vận hành của mình, nếu bạn muốn xây dựng một văn hóa hiệu suất và không ngừng cải tiến, một cuộc đối thoại chiến lược là bước đi đầu tiên.
Hãy bắt đầu một cuộc đối thoại về việc kiến tạo tương lai của bạn.
Chúng tôi sẽ lắng nghe những thách thức của bạn và cùng bạn phác thảo một lộ trình để doanh nghiệp của bạn không chỉ mạnh mẽ hơn về mặt thương hiệu, mà còn tinh gọn hơn trong vận hành, sẵn sàng cho mọi cơ hội tăng trưởng.
