Trong phòng họp, trên bàn là bản kế hoạch kinh doanh cho năm tới. Mọi ánh mắt đều đổ dồn về một trong những khoản đầu tư lớn nhất: Marketing và Thương hiệu. Và rồi, câu hỏi chiến lược được đặt ra: “Chúng ta nên dùng ngân sách này để thuê một Agency chuyên nghiệp, hay bắt đầu xây dựng một đội ngũ marketing in-house của riêng mình?”
Đây là một ngã rẽ mà mọi doanh nghiệp, từ startup đến các tập đoàn lớn, đều phải đối mặt.
Nhiều lãnh đạo thường có những nhận định ban đầu:
- “Tự xây dựng đội ngũ in-house chắc chắn sẽ rẻ hơn và mình có thể kiểm soát mọi thứ.”
- “Thuê Agency bên ngoài rất tốn kém, và họ không thể nào hiểu hết về sản phẩm và văn hóa của công ty mình.”
Những nhận định này đều có phần đúng, nhưng chúng chỉ là bề nổi của một tảng băng chìm. Việc lựa chọn sai lầm, dựa trên những giả định không đầy đủ, có thể dẫn đến lãng phí ngân sách, bỏ lỡ cơ hội thị trường và làm chậm lại đáng kể đà tăng trưởng của doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ không đưa ra một câu trả lời duy nhất. Thay vào đó, chúng tôi, với tư cách là những nhà tư vấn chiến lược, sẽ cung cấp một lăng kính phân tích toàn diện, khách quan về 5 yếu tố cốt lõi, giúp bạn tự tin đưa ra quyết định phù hợp nhất cho chính doanh nghiệp của mình.
Thay đổi câu hỏi: Không phải “Rẻ hơn”, mà là “Giá trị hơn”
Trước hết, hãy thay đổi câu hỏi từ “Phương án nào rẻ hơn?” thành “Phương án nào sẽ tạo ra giá trị và Lợi tức trên Đầu tư (ROI) cao nhất, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp ở giai đoạn này?“
Để trả lời câu hỏi đó, chúng ta sẽ mổ xẻ từng phương án qua 5 lăng kính: Chi phí, Tốc độ, Chuyên môn, Tính khách quan, và Rủi ro.
“The best marketing doesn’t feel like marketing.” – Tom Fishburne
Câu nói này nhấn mạnh rằng, marketing hiệu quả nhất đến từ sự thấu hiểu sâu sắc và chiến lược bài bản. Hãy xem mô hình nào giúp bạn đạt được điều đó tốt hơn.
So sánh chi tiết: Agency chuyên nghiệp vs. Đội ngũ In-house
Hãy đặt cả hai lựa chọn lên bàn cân và phân tích một cách công bằng.
1. Phân tích về Chi phí: “Cái giá thực sự của một đội ngũ là gì?”
Đây là yếu tố thường gây ra nhiều ngộ nhận nhất.
- Đội ngũ In-house:
- Chi phí hữu hình: Lương hàng tháng. Đây là phần mà các sếp thường nhìn thấy.
- Chi phí chìm (Hidden Costs): Đây mới là phần lớn nhất. Hãy tính toán đầy đủ:
- Chi phí tuyển dụng: Đăng tin, thời gian phỏng vấn, chi phí cho headhunter (có thể lên tới 2-3 tháng lương).
- Phúc lợi & Thuế: Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, thuế TNCN, thưởng lễ, Tết, lương tháng 13… (thường chiếm thêm 30-40% chi phí lương).
- Chi phí văn phòng & Trang thiết bị: Chỗ ngồi, máy tính, điện, nước, internet.
- Chi phí công cụ & Phần mềm: Một đội marketing chuyên nghiệp cần các công cụ đắt đỏ: phần mềm SEO (Ahrefs, SEMrush), CRM (HubSpot, Salesforce), thiết kế (Adobe), Email Marketing… Chi phí này có thể lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu mỗi năm.
- Chi phí đào tạo & Phát triển: Thị trường luôn thay đổi, bạn phải liên tục đầu tư cho team đi học để không bị tụt hậu.
- Thuê Agency:
- Chi phí rõ ràng: Bạn thường trả một khoản phí cố định (retainer) hàng tháng hoặc theo từng dự án. Chi phí này có vẻ cao ban đầu, nhưng nó đã bao gồm tất cả: lương chuyên gia, công cụ, quản lý dự án…
- Dự đoán được ngân sách: Bạn biết chính xác mình sẽ chi bao nhiêu mỗi tháng, giúp việc quản lý tài chính trở nên dễ dàng hơn.
Bảng tính tham khảo: Ước lượng chi phí xây dựng Team In-house cơ bản tại Việt Nam
Để bạn có cái nhìn cụ thể, hãy thử làm một phép tính cho một đội ngũ marketing in-house tối thiểu:
| Hạng mục | Vị trí / Chi phí | Chi phí ước tính / tháng (VNĐ) | Ghi chú |
| Lương Net | 1 Marketing Manager (3-5 năm KN) | 30.000.000 | Lương có thể thay đổi tùy năng lực |
| 1 Content Creator | 15.000.000 | ||
| 1 Digital Marketing Specialist | 18.000.000 | ||
| Tổng lương Net | 63.000.000 | ||
| Phúc lợi & Thuế | (Khoảng 35% chi phí lương) | 22.050.000 | BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN… |
| Công cụ & Phần mềm | (SEO, Design, Email…) | 10.000.000 | Mức chi tiêu tối thiểu |
| Tổng Chi phí Vận hành / tháng | ~ 95.050.000 | Chưa bao gồm chi phí tuyển dụng, đào tạo, văn phòng, quản lý… |
Kết luận về chi phí: Xây dựng team in-house không hề rẻ hơn so với thuê agency, đặc biệt là khi bạn cần một đội ngũ đa năng và các công cụ chuyên nghiệp.
2. Phân tích về Tốc độ: “Ai sẽ mang lại kết quả nhanh hơn?”
- Đội ngũ In-house:
- Nhược điểm: Tốc độ ban đầu rất chậm. Quá trình tuyển dụng có thể mất 2-3 tháng. Sau đó là thời gian để nhân viên mới hội nhập (onboarding), làm quen với sản phẩm, văn hóa, và xây dựng sự phối hợp với nhau. Có thể mất 6 tháng đến 1 năm để đội ngũ thực sự hoạt động hiệu quả.
- Thuê Agency:
- Ưu điểm: Sẵn sàng “vào việc” ngay lập tức. Họ đã có sẵn một đội ngũ chuyên gia, các quy trình làm việc đã được tối ưu qua hàng trăm dự án. Họ có thể khởi động một [Liên kết nội bộ: chiến dịch rebranding] hay một kế hoạch marketing tổng thể chỉ trong vài tuần.
Kết luận về tốc độ: Nếu bạn cần tốc độ và kết quả nhanh chóng, Agency có lợi thế vượt trội.
3. Phân tích về Chuyên môn: “Kiến thức tập trung vs. Kinh nghiệm đa dạng?”
- Đội ngũ In-house:
- Ưu điểm: Họ có sự am hiểu sâu sắc và duy nhất về một sản phẩm, một ngành hàng. Họ sống và thở cùng công ty mỗi ngày. Điều này rất tốt cho việc thực thi các công việc mang tính lặp lại và duy trì hoạt động hàng ngày.
- Thuê Agency:
- Ưu điểm: Họ mang đến một kho tàng kinh nghiệm từ hàng chục, hàng trăm ngành hàng khác nhau. Họ biết điều gì đã thành công, điều gì đã thất bại ở những lĩnh vực khác và có thể áp dụng chéo những bài học đó cho bạn. Họ có một đội ngũ chuyên gia cho từng lĩnh vực hẹp (SEO, Branding, Sáng tạo, Phân tích dữ liệu…) mà một team in-house nhỏ không thể có được.
Kết luận về chuyên môn: In-house sâu về “bề dọc” (một ngành). Agency mạnh về “bề ngang” (nhiều ngành, nhiều chuyên môn).
4. Phân tích về Tính khách quan: “Góc nhìn từ bên trong hay từ bên ngoài?”
- Đội ngũ In-house:
- Nhược điểm: Rất dễ bị ảnh hưởng bởi “tư duy lối mòn” (“chúng ta vẫn luôn làm như vậy mà”), bởi những yếu tố chính trị nội bộ, hoặc đôi khi là quá “yêu” sản phẩm của mình mà không nhìn thấy những điểm yếu của nó.
- Thuê Agency:
- Ưu điểm: Đây là một trong những giá trị lớn nhất của Agency. Họ mang đến một góc nhìn hoàn toàn khách quan từ bên ngoài. Họ không bị ràng buộc bởi những định kiến cũ. Họ có thể dũng cảm đặt ra những câu hỏi khó, thách thức những “con bò linh thiêng” (sacred cows) và chỉ ra những “điểm mù” mà người trong cuộc không bao giờ thấy.
Kết luận về tính khách quan: Nếu bạn cảm thấy doanh nghiệp đang trì trệ và cần một luồng gió mới, một góc nhìn khách quan từ Agency là vô giá.
5. Phân tích về Rủi ro: “Sai lầm khi vận hành và Chi phí cơ hội”
- Đội ngũ In-house:
- Rủi ro lớn nhất: Tuyển sai người. Một nhân sự không phù hợp không chỉ gây tốn kém chi phí mà còn có thể phá vỡ văn hóa và làm hỏng cả một chiến dịch. Khi một nhân sự chủ chốt nghỉ việc, toàn bộ hoạt động có thể bị đình trệ.
- Thuê Agency:
- Rủi ro: Chọn sai Agency. Tuy nhiên, việc kết thúc một hợp đồng với Agency thường dễ dàng và ít tốn kém hơn nhiều so với việc sa thải một nhân viên. Agency cũng đảm bảo tính liên tục của dự án, kể cả khi có một chuyên gia trong đội ngũ của họ nghỉ việc.
Lời khuyên của chuyên gia: Khi nào nên chọn phương án nào?
Không có câu trả lời “đúng” hay “sai”, chỉ có sự “phù hợp”.
Bạn nên cân nhắc xây dựng đội ngũ In-house khi:
- Nhu cầu marketing của bạn khá đơn giản, lặp đi lặp lại (ví dụ: quản lý fanpage, viết bài blog cơ bản).
- Bạn cần sự tích hợp cực kỳ sâu và diễn ra hàng ngày với đội ngũ sản phẩm, kỹ thuật.
- Bạn đã có một Giám đốc Marketing đủ tầm và kinh nghiệm để dẫn dắt, đào tạo và quản lý một đội ngũ.
Bạn nên cân nhắc thuê Agency khi:
- Bạn cần xây dựng một chiến lược thương hiệu hoặc tái định vị ở tầm vóc cao.
- Bạn cần triển khai một chiến dịch lớn, đòi hỏi nhiều chuyên môn khác nhau trong một thời gian ngắn.
- Bạn cần một góc nhìn khách quan từ bên ngoài để phá vỡ sự trì trệ.
- Bạn muốn tiếp cận với những kiến thức và chuyên môn hàng đầu mà không đủ ngân sách để thuê toàn thời gian.
Và mô hình hiệu quả nhất… là “Hybrid” Trên thực tế, mô hình tối ưu nhất mà các doanh nghiệp hàng đầu thường áp dụng là mô hình kết hợp (Hybrid): Xây dựng một đội ngũ in-house tinh gọn (1-3 người) để quản lý các hoạt động hàng ngày và làm “đầu mối”, kết hợp với việc thuê Agency đóng vai trò là đối tác tư vấn chiến lược, định hướng và thực thi các chiến dịch chuyên sâu.
Quyết định giữa việc thuê Agency và xây dựng team in-house không phải là một lựa chọn về chi phí, mà là một quyết định đầu tư chiến lược vào sự tăng trưởng của doanh nghiệp.
Việc đưa ra quyết định đúng đắn đòi hỏi một sự phân tích sâu sắc về mục tiêu, nguồn lực và giai đoạn phát triển của chính công ty bạn.
Tại Mondialbrand, với triết lý “thiết kế biết nói, thiết kế để thành công”, chúng tôi không chỉ bán dịch vụ. Chúng tôi là những đối tác tư vấn, giúp bạn tìm ra mô hình phù hợp và hiệu quả nhất.
Đặt lịch một buổi “Tư vấn Cấu trúc Marketing” 1-1 miễn phí. Trong buổi trò chuyện này, chúng tôi sẽ lắng nghe những thách thức của bạn, cùng bạn phân tích ưu nhược điểm của từng mô hình trong bối cảnh riêng của doanh nghiệp và đưa ra những gợi ý khách quan, giúp bạn tự tin đưa ra lựa chọn đầu tư thông minh nhất.
