Dự án quan trọng của bạn đang được vận hành bởi một bản đồ rõ ràng, hay bởi một mớ giả định và hy vọng?
Hãy hình dung kịch bản này: chiến dịch ra mắt sản phẩm mới của bạn chỉ còn một tuần nữa là đến hạn. Đột nhiên, bạn phát hiện ra landing page vẫn chưa được hoàn thành. Đội ngũ marketing nghĩ rằng đội ngũ kỹ thuật chịu trách nhiệm. Đội ngũ kỹ thuật lại cho rằng họ đang chờ nội dung cuối cùng từ marketing. Cả hai đội đều đúng theo cách của họ, và cuối cùng, dự án thất bại.
- Nhà sáng lập công nghệ chứng kiến các sprint phát triển sản phẩm liên tục bị chậm lại vì sự thiếu rõ ràng về vai trò của Product Manager, Tech Lead và Designer.
- CEO doanh nghiệp xuất khẩu khởi động một dự án thâm nhập thị trường mới, nhưng nó nhanh chóng sa lầy vì không ai biết Sales, Marketing, và Logistics cần phối hợp với nhau như thế nào.
Đây là những “căn bệnh” kinh niên bắt nguồn từ việc thiếu một hệ thống phân công trách nhiệm rõ ràng. Khi vai trò không rõ ràng, mọi người có xu hướng hoặc là “dẫm chân lên nhau” (quá nhiều người cùng tham gia vào một việc) hoặc là “bỏ bóng” (không ai làm vì nghĩ đó là việc của người khác).
Đã đến lúc thay thế sự hỗn loạn bằng sự rõ ràng. Đã đến lúc kiến tạo một “hiệp ước” về trách nhiệm cho đội ngũ của bạn.
“Clarity of purpose is the starting point of all achievement.” – W. Clement Stone
Ma trận RACI là gì? Hơn cả một Bảng tính, đó là một “Hiệp ước”
Ma trận RACI (còn được gọi là biểu đồ RACI) là một công cụ đơn giản để xác định và ghi lại vai trò cũng như trách nhiệm của các thành viên trong một dự án hoặc quy trình. Nó giúp trả lời câu hỏi “Ai làm gì?” một cách không thể nhầm lẫn.
Cái tên RACI là viết tắt của bốn vai trò chính trong bất kỳ nhiệm vụ nào:
- R – Responsible (Người thực hiện): Đây là “người làm”. Người hoặc nhóm người trực tiếp thực hiện công việc. Mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất một R.
- A – Accountable (Người chịu trách nhiệm cuối cùng): Đây là “người chủ” của công việc. Người có quyền quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm về việc công việc có được hoàn thành hay không. Quy tắc vàng: Mỗi nhiệm vụ CHỈ CÓ MỘT A. Đây là yếu tố quan trọng nhất để tránh tình trạng “cha chung không ai khóc”.
- C – Consulted (Người cần tham vấn): Đây là những chuyên gia cần được “hỏi ý kiến”. Họ là những người có kiến thức hoặc kinh nghiệm cần thiết và sự tham gia của họ là bắt buộc trước khi quyết định được đưa ra. Đây là một cuộc đối thoại hai chiều.
- I – Informed (Người cần được thông báo): Đây là những người cần được “cập nhật thông tin” sau khi công việc đã được thực hiện hoặc quyết định đã được đưa ra. Đây là một cuộc giao tiếp một chiều.
Tại sao sự rõ ràng này lại mang lại ROI khổng lồ?
- Tăng tốc độ ra quyết định: Khi mọi người biết ai là người có quyền quyết định cuối cùng (A), các “nút thắt cổ chai” do chờ phê duyệt sẽ được loại bỏ.
- Giảm thiểu sai sót và chồng chéo: Mọi người biết chính xác công việc của mình là gì và không dẫm chân lên việc của người khác.
- Tăng cường tinh thần trách nhiệm: Khi vai trò được xác định rõ ràng, mọi người có xu hướng sở hữu công việc của mình một cách mạnh mẽ hơn.
- Cải thiện giao tiếp: RACI buộc bạn phải suy nghĩ một cách có chủ đích về việc ai cần được thông báo và ai cần được tham vấn, giúp dòng chảy thông tin hiệu quả hơn.
“Kiến trúc” một Ma trận RACI: 4 bước thực tế
Xây dựng một ma trận RACI không phức tạp. Nó chỉ đòi hỏi một tư duy có hệ thống.
- Bước 1: Liệt kê tất cả các Công việc/Nhiệm vụ: Xác định tất cả các hoạt động và các quyết định quan trọng cần thực hiện để hoàn thành dự án từ đầu đến cuối. Hãy chia nhỏ chúng ở mức độ đủ chi tiết.
- Bước 2: Liệt kê tất cả các Vai trò/Thành viên: Xác định tất cả những người hoặc bộ phận có liên quan đến dự án.
- Bước 3: Điền vào Ma trận: Với mỗi công việc, hãy đi qua từng vai trò và đặt câu hỏi: “Vai trò của họ trong công việc này là R, A, C, hay I?”. Hãy thảo luận và thống nhất với cả đội.
- Bước 4: Rà soát và Tối ưu hóa: Nhìn vào ma trận đã hoàn thành và tìm kiếm các vấn đề tiềm ẩn:
- Có nhiệm vụ nào không có R không? (Công việc sẽ không được làm).
- Có nhiệm vụ nào có quá nhiều R không? (Có thể gây chồng chéo).
- Có nhiệm vụ nào không có A không? (Thiếu trách nhiệm cuối cùng).
- Có nhiệm vụ nào có nhiều hơn một A không? (Vi phạm quy tắc vàng, cần phải sửa ngay!).
- Một vai trò có quá nhiều R không? (Người đó có thể đang bị quá tải).
- Có quá nhiều C trong một nhiệm vụ không? (Có thể gây ra tình trạng “nhiều thầy thối ma” và làm chậm tiến độ).
Ví dụ thực tế: Ma trận RACI cho Dự án “Ra mắt Website B2B mới”
| Công việc / Nhiệm vụ | CEO | Trưởng phòng Marketing | Nhân viên Marketing | Trưởng phòng Kỹ thuật | Lập trình viên | Trưởng phòng Sales |
| Xác định Mục tiêu & KPI cho Website | A | R | C | I | I | C |
| Nghiên cứu từ khóa SEO | I | A | R | I | I | C |
| Viết Nội dung cho các trang chính | I | A | R | I | I | C |
| Thiết kế Giao diện (UI/UX) | C | A | C | R | I | I |
| Lập trình Front-end & Back-end | I | I | I | A | R | I |
| Kiểm thử và Sửa lỗi | I | C | I | A | R | I |
| Phê duyệt và Ra mắt Website | A | R | I | C | I | I |
| Đào tạo đội ngũ Sales sử dụng Website | I | A | R | I | I | R |
Phân tích nhanh: Nhìn vào bảng này, mọi thứ trở nên cực kỳ rõ ràng. Trưởng phòng Marketing chịu trách nhiệm cuối cùng (A) cho hầu hết các hoạt động liên quan đến nội dung và chiến lược, trong khi Trưởng phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm (A) cho việc xây dựng và vận hành. CEO chỉ tham gia phê duyệt ở những khâu quan trọng nhất.
Kết luận: RACI không phải là công cụ, đó là một văn hóa
Một ma trận RACI, tự bản thân nó, chỉ là một bảng tính. Sức mạnh thực sự của nó chỉ được giải phóng khi nó trở thành một phần trong văn hóa làm việc của bạn – một văn hóa đề cao sự rõ ràng, trách nhiệm và hợp tác có chủ đích.
Việc triển khai RACI là một bài tập chiến lược. Nó buộc các nhà lãnh đạo phải suy nghĩ sâu sắc về cấu trúc đội ngũ, quy trình làm việc và cách thức ra quyết định. Nó là nền tảng để xây dựng các [đội nhóm Agile Pod] hiệu quả và phá vỡ [“bức tường” giữa các phòng ban].
Tại Mondialbrand, chúng tôi tin rằng một chiến lược xuất sắc sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có một kế hoạch thực thi rõ ràng. [Quy trình hợp tác 5 bước] minh bạch của chúng tôi được xây dựng trên chính nguyên tắc này: xác định rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng ngay từ đầu. Ma trận RACI là một trong những công cụ chúng tôi sử dụng để đảm bảo rằng các dự án phức tạp như [tái định vị thương hiệu] hay [ra mắt thị trường] được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả.
“Bản đồ” dự án của bạn đã đủ rõ ràng để dẫn đến thành công chưa?
Nếu bạn đã mệt mỏi với những dự án chậm trễ, những cuộc họp không hồi kết và sự thiếu rõ ràng trong trách nhiệm, đã đến lúc cần một cách tiếp cận có hệ thống hơn.
Hãy bắt đầu một cuộc đối thoại về việc kiến tạo tương lai của bạn.
Chúng tôi không chỉ giúp bạn xây dựng một [chiến lược thương hiệu] đầy tham vọng. Với vai trò là đối tác tích hợp, chúng tôi còn đồng hành cùng bạn để kiến tạo nên những quy trình và hệ thống vận hành mạnh mẽ, đảm bảo rằng chiến lược đó được biến thành kết quả thực tế, đúng tiến độ và trong ngân sách.
